ניהול רשומות ותפקידה המרכזי בהמשכיות עסקית והתאוששות מאסון

0

האגודה לניהול רשומות בבריטניה מגדירה את ניהול הרשומות כ"תהליך שבו החברה מנהלת את כל מרכיבי הרשומות בין אם נוצרות חיצונית או פנימית ובכל פורמט או סוג מדיה, החל מההתחלה/קבלתן, עד לרשותן " . בעידן הדיגיטלי הזה ארגונים רבים הקימו מערכות מקיפות על מנת להבטיח שהרשומות האלקטרוניות מאוחסנות ומגובות בבטחה, עם תוכנית במקום במקרה של משבר בלתי צפוי. זה הגיוני מאוד מאחר והערכות מסוימות מצביעות על כך שלמעלה מ -90% מהעסקים שעברו אסון גדול לעיבוד נתונים יפסיקו את העסק תוך 5 שנים.

בימים אלה רוב העובדים מסתמכים על מערכות אלקטרוניות שיעשו את עבודתם וקבצים אבודים או פגומים עלולים לגרום לאסון. עם זאת, למרות שמערכות ה- IT נשקפות לעיתים קרובות ומתוכננות כל מקרה חירום נתפס, ניתן לעתים להזניח רישומי נייר. קשה לזהות מדוע זה מלבד לומר שאולי רשומות ידניות נחשבות חסרות חשיבות בהשוואה למערכות IT יקרות. אולי זה גם המצב שהפיזיות העצומה של רשומה מנייר גורמת לאנשים (שלא בצדק) להאמין שזה לא חשוב להגן כמו קובץ מחשב שיכול להרוס או להישבר ביתר קלות. אבל נקודת מבט זו אינה מומלצת וקצרת ראייה.

על ארגונים רבים חלה חובה חוקית לשמור רישומים מסוימים לפרק זמן מוגדר. לדוגמה, מוסדות פיננסיים נדרשים כעת לשמור תיקי הלוואות למשכנתא עד עשר שנים לאחר החזר ההלוואה. חלק מהרישומים הרפואיים חייבים להיות מאוחסנים לאורך כל חיי המטופל ומוסדות הממשלה נדרשים כעת לשמור רישומים מסוימים עד 50 שנה. חברות משלמות מחיר גבוה על שמירת רישומים לא מספקת. בינואר 2003 הוטל על בנק בנק סקוטלנד קנס בסך 1.25 מיליון ליש"ט בגין הפרת כללי איסור הלבנת הון בנושא זיהוי לקוחות מכיוון שלא הצליח לשמור עותק של זיהוי לקוח או רישום היכן נשמר. לעתים קרובות ישנה דרישה משפטית לשמור את מסמך הנייר המקורי גם כאשר הוא קיים באופן אלקטרוני ובכל פעולה, המשקל המשפטי של הרשומות יהיה גדול יותר אם הגרסה המקורית תיצור. מועצת ארכיון העסקים, המקדמת שמירה של רשומות עסקיות בעלות חשיבות היסטורית, נותנת כמה סיבות נוספות לכך שיכול להיות זהיר לשמור מסמכים מקוריים.

בין הנקודות שלהם ניתן למנות:

* ממשל תאגידי שקוף

ניהול רשומות טוב הוא חלק בלתי נפרד מממשל תאגידי שקוף. יישום חוק סרבנס-אוקסלי בארה"ב הביא לבחינה מוגברת של הבקרות והשיטות הפנימיות של הארגון. רשומות מהימנות ומדויקות משמשות סלע למערכות הדיווח של החברה ומבטיחות שהן עומדות בשיטות עבודה מומלצות

* חלק מרכזי באחריות חברתית תאגידית

הדאגה למורשת שלך יכולה להיות חלק מרכזי במדיניות אחריות חברתית תאגידית. עסקים השפיעו על חיי הצוות, הלקוחות, בעלי המניות שלהם והקהילות שבהן הם פועלים. ארכיונים עסקיים מתעדים כיצד החיים הושפעו והשתנו. חלק מהחברות הכירו בפומבי כי ההיסטוריה שלהן היא חלק חשוב בפזזת העבר וכי יש להן חובת זהירות כלפי הארכיונים שלהן. הנגשת ארכיונים עסקיים לציבור היא תרומה של ממש לקהילה.

* בניית מותג

ניתן להשתמש בעבר כדי לתמוך בביצועי ההווה. ארכיונים מוסיפים פירוט ועומק לתדמית הציבורית של חברה, ומבדילים אותה מהתחרות. חגיגת ימי נישואין או ימי הולדת משמעותיים מעלה את אופי רב השנים והישגי החברה בחזית. מידע ותמונות היסטוריות יכולות לשמש גם לתמיכה במותגים מסוימים המדגישים את מיקומם בשוק.

* שוק לנוסטלגיה

ניצול המורשת שלך יכול להביא הכנסה. חברות בעלות לוגו ותמונות מפורסמות ואריזה ידועות יכולות לתת רישוי לשכפול שלהן בכל מיני דרכים: גינס טוקאן, חרדל של קולמן וסבון אגסים הן רק כמה דוגמאות לתמונות ידועות שמביאות כסף לבעליהן.

* חינוך

ניתן להשתמש בארכיונים בתוך עסק כדי ליידע ולחנך טירונים חדשים על ההיסטוריה של החברה והצלחותיה ולהעביר ערכים ועקרונות של החברה. ארכיונים יכולים לשמש גם משאב חינוכי על ידי לומדים בכל הגילאים – חלק מהחברות ייצרו משאבים חינוכיים פופולריים ומוערכים מאוד המיועדים לתלמידי בית ספר.

ברור שחלק מנקודות אלה לא יוכנסו לכותרת 'ביקורת עסקית', אך הן נותנות רקע נוסף מדוע רשומות נייר יכולות להיות כה חשובות.

כלל האצבע הראשון של כל ארגון צריך להיות הערכת רישומיו על פי הקריטריונים הבאים: ערך עסקי, ערך משפטי, ערך מנהלי, ערך היסטורי. לאחר מכן ניתן לסווג את הרשומות כחיוניות, חשובות, שימושיות או לא חיוניות. עבור אותם רשומות הנחשבות חיוניות, השלב הבא הוא להבטיח שאחסון הרשומות הללו הוא חלק בלתי נפרד מתוכנית ההמשכיות העסקית שלך ומשמעות הדבר היא לבחון כיצד והיכן הן מאוחסנות. בדיוק באותו אופן שבו היית שומר על מערכות ה- IT והרשומות האלקטרוניות שלך, יש להתייחס לתרחישי האסון האפשריים וכיצד תוכל להימנע מפני אובדן או נזק של רשומות אלה.

עבור חברות רבות הגורם הראשון המתבקש לחשוב עליו הוא המיקום הפיזי. לפי הערכת ברוקרים של מורגן סטנלי ביוני 2003, העריכו כי 70% מהעסקים מאחסנים רשומות במתחם שלהם. ברור שיש לזה השלכות עצומות אם משרד זה יהיה נתון לכל סוג של אירוע שלילי. האירועים המחרידים וההרסניים של 11 בספטמבר הראו באופן ברור מדי את הסיכונים האפשריים של אחסון רשומות עסקיות חיוניות באתר עם אלפי מסמכים חשובים שנהרסו. אבל אם לא באתר אז איפה המקום הטוב ביותר? חלק מהחברות מנחות את אחסון האתר עבור הרשומות הנחשבות כ"פעילות "מכיוון שהן יכולות לדאוג שאם יהיה צורך בהן יהיה זה תהליך קשה לאחזר אותן, אך כל חברת ניהול רשומות מקצועית צריכה להיות מסוגלת להעביר מסמך בחזרה אליך תוך 24 שעות ו/או גרסה אלקטרונית סרוקה תוך מספר שעות.

אם הדבר אינו מקובל יש לשקול העתקת הרשומה והנחת האתר המקורי מחוץ לאתר. אותם גורמים חלים על אחסון לטווח ארוך או 'לא פעיל'. כאשר מחליטים על ספק אחסון מחוץ לאתר נקודה חשובה נוספת שיש לקחת בחשבון כוללת את התנאים הסביבתיים של האתר. יש לאחסן נייר בטמפרטורות עקביות קרירות עם פס לחות הדוק. כדאי לקרוא את BS5454 מכיוון שזה קובע את הסטנדרט הסביבתי לאחסון מסמכים ארכיוניים. נקודות אחרות להערכה כוללות את הסיכון לשיטפונות, שריפות או פיגועי טרור, ואם אחת מהן תתרחש, כיצד מתכננת חברת ניהול הרשומות המדוברת לטפל בה מראש.

הארכיון הלאומי הידוע בעבר בשם משרד השיאים הציבוריים, מכיל כמה מהרישומים החשובים ביותר במדינה. הארכיון הלאומי, המשמש כארכיון הרשמי של ממשלת בריטניה, מטפל באלפים רבים של מסמכים המכילים 900 שנות היסטוריה מספר דומזדיי ועד היום. הארכיון הלאומי שומר את רוב החומרים שלהם במטה שלהם בקו אך הם גם שומרים חלק מהארכיון שלהם מחוץ לאתר ב- DeepStore. הם מציעים שכדי למזער את הפגיעה ברשומות נייר, ארגונים צריכים לשקול את הדברים הבאים בעת תכנון אסון.

* הדרך הטובה ביותר להתמודד עם אסונות פוטנציאליים היא לעצור אותם. שלב ראשון הוא לזהות ולהעריך מקורות לסיכון פוטנציאלי מבחינת ההסתברות להתרחשות תקרית, וההשפעה הצפויה במקרה כזה, כולל עלויות ההחלמה.

* התהליך צריך לכלול בדיקה מפורטת של הנחות והפעולות התפעוליות באתר, והתייעצות עם הצוות בכל אזור עבודה, במיוחד אלה כגון מטפלים או מנקים שיש להם אחריות שוטפת על הבניין. כמו כן, ייתכן שיהיה צורך להתייעץ עם מקורות ייעוץ חיצוניים של אנשים כגון משרד למניעת שריפות, יועצי אבטחה, ספקי ביטוח ושמר מוסמך.

* יש לבחון את הערכות הסיכון לפחות מדי שנה על מנת להתחשב בנסיבות שהשתנו ורישום שיטתי של כל התקריות הקודמות יעזור לחדד את ההערכות.

* בנוסף, חשוב להיות מודעים לעלייה זמנית בסיכון, למשל בשל הימצאות קבלנים במקום, תנאי מזג אוויר קיצוניים, פעילות יוצאת דופן במתחמים סמוכים. מקורות סיכון נפוצים לרשומות נייר (בדרגות רצינות שונות) כוללים מזג אוויר קיצוני, גגות דולפים, בעיות אינסטלציה, עישון, אחסון לקוי של חומרים דליקים, חיווט חשמלי לא תקין, תאורה, הצתה או ונדליזם (עד מחצית מהאש בבריטניה מופעלות בכוונה), דליפות גז, תאונות תעשייה במתחמים סמוכים וטרור.

אנה בולאו, ראש שימור, בארכיון הלאומי נותנת כמה עצות כיצד חברה צריכה להתמודד עם בעיה אם למרות התכנון להימנע ממנה, הגרוע ביותר מתרחש ורישומי הנייר ניזוקים ממים. היא מסבירה, "הדאגה העיקרית במצב אסון היא לנקוט באילו אמצעים יש צורך להציל או להגביל את הנזק לכמה שיותר מהרישומים. באופן אידיאלי, תהליך השחזור צריך להתחיל בהערכה מוקדמת של אותם מסמכים שנפגעו אזור, המיועד להיות היקר או החשוב ביותר, שזוהה על ידי הצוות הבכיר הראשון שהגיע למקום.
"לחומר פגום מעט ייתכן שיהיה אפשר לייבש את הפריטים באוויר. הדבר צריך להיעשות באזור גדול ומאוורר היטב ובפיקוח של איש מקצוע מנוסה במידת האפשר. יש להסיר כל דבר רווי מהקופסאות, לארוז בשקיות פוליאתן לאחר מכן יש להקפיא אותם ולטפל בהם על ידי סוכנות מומחית ".

ומה לגבי נזקי שריפה? חברת המומחים Harwell Restoration Services מציעה את העצות הבאות, "בהתאם לעיצוב של בניין נתון במהלך שריפה שאריות העשן יכולות לעבור מרחקים גדולים ממקור השריפה בפועל, מה שעלול ליצור נזק נרחב, גם אם השריפה עצמה השפיעה רק על אחד בחדר. בתוך משרד או ספרייה, עשן זה יכול להוות בעיה עצומה, שכן ללא שחזור, הנייר הפגום לא יהיה בטוח או מעשי לשימוש. נזקי אש ניתנים לשחזור ברוב המכריע של המקרים. נייר ארוז היטב לא בהכרח יישרף ו הנזק, שנגרם בעיקר משאריות עשן, מוגבל בדרך כלל לקצוות החיצוניים, ומשאיר את המידע בתוך בלוק הספרים, תיבת הארכיון או הקובץ בפעולה ".

לכן כאשר בוחנים חברות לניהול רשומות מחוץ לאתר חשוב לוודא שיש להן מתקני אחסון מהשורה הראשונה. הביטו היטב בכל המערכות שלהם ושאלו הרבה שאלות. כדאי גם לחשוב היכן הם ממוקמים שכן גם אם הבניין או היחידה שלהם נראים בטוחים, שריפה או הצפה ביחידה שכנה עלולה לגרום לבעיות של ממש.

למרות הופעת העידן האלקטרוני, מה שנקרא, ברור שיהיה צורך לאחסן רשומות נייר לאורך שנים רבות. לאור זאת חיוני שיתייחסו אליהם כחלק מרכזי בעסק ותכנית ההמשכיות העסקית של כל חברה צריכה לקחת זאת בחשבון.



Source by Steve Holmes