תקשורת אפקטיבית במקום העבודה

0

תקשורת אפקטיבית תלויה בהרבה דברים, והיא די אתגר עבור רובנו. זה גם באמת לא יסולא בפז בעסקים כיום. כדי לנהל חברה מצליחה אתה בהחלט צריך שהאנשים שלך יוכלו לבטא את עצמם בצורה ברורה, ולהיות מסוגלים להקשיב ביעילות כדי לשמוע באמת מה אחרים מתכוונים. יחד עם זאת, ישנן אסכולות בעסקים שכדי להיות יעילים יותר יש לשים את המדיניות הבאה: אל תיפגש באופן אישי אם תוכל להשתמש בטלפון, אל תתקשר כאשר תוכל לשלוח דוא"ל ואל תעשה אל תשלח דוא"ל כאשר תוכל להשתמש בתוכנת ניהול הפרויקטים של החברה.

אני מאמין שזה הכיוון ההפוך בדיוק ממה שאנחנו רוצים אם אנחנו רוצים להשיג תקשורת אפקטיבית בעסקים. ראשית, שקול את כל החסמים העומדים בדרכו של תקשורת אפקטיבית.

כל אחד מאיתנו תופס ומפרש אחרת. לכל אחד מאיתנו, כל 6 מיליארד, יש חוויות, תרבויות, מערכות מוסר שונות, אמונות דתיות, שפות, דיאלקטים, חינוך ילדות, חינוך ובעצם פשוט חוויות חיים שונות בכל יום. אנו משתמשים בכל ניסיון החיים הזה כדי לפרש את העולם ברגע זה. זה נותן לנו 6 מיליארד פרשנויות רגשיות נפרדות לכל רגע שהאנושות חווה.

לכל אחד מאיתנו יש גם מנהלים שונים של העולם. אף אחד לא רואה צבע בדיוק כמו כל אחד אחר דרך 6 מיליון המוטות והקונוסים שלנו בעין. אף אחד לא שומע צלילים בדיוק כמו כל אחד אחר עם 4 מיליון שערות השבלול שלנו באוזן הפנימית. אף אחד לא טועם, לא מריח או מרגיש מגע בדיוק כמו מיליוני הקולטנים שלנו. וכמובן, לאף אחד אין אותו "חוש שישי" בדיוק כמו לכל אחד אחר.

לבסוף, שקול את הדברים הבאים: מחקרים הראו כי משקל התקשורת הבין -אישית מתנהל בצורה שאולי אינך מצפה לה. 58% מהתקשורת האפקטיבית מתבצעת בשפת הגוף שלנו, 35% בהטיית הקול והטון שלנו, ורק 7% במילים שלנו בפועל. כשאתה חושב על זה, אתה יודע שזה נכון. שקול כמה פעמים בחייך דבריך לא פורשו כהלכה. כמה פעמים שאלת שאלה של מישהו וקיבלת תשובה לשאלה אחרת לגמרי. כמה פעמים שלחת מייל וקיבלת תשובה שלא קשורה למילים ששלחת. תחשוב על שיחות הטלפון שהיו לך רק השבוע, ושקול כמה פעמים לא התפרשת בטעות לאחרונה בטלפון. זה מדהים, לא?

אם אתה בוס, בעלים או מנהל זה אפילו יותר גרוע. הצוות שלך יפרש אותך לא נכון ולעתים קרובות ידבר כדי להבהיר את הפרשנות השגויה הזו. הם יישארו במקום של כבוד בשל התואר שלך, או פחד בגלל הרצון שלהם לשמור על מקום עבודתם. הם יתפסו אותך בדרך הלא נכונה ואף פעם לא תדע זאת!

האם אתה מבחין שלפעמים בקשת דוא"ל פשוטה מסתבכת יותר ויותר ובסופו של דבר אתה אומר "אני מניח שהיינו מקבלים שירות טוב יותר וחוסכים המון זמן אם רק הייתי מרים טלפון ומתקשר". שלחת פעם אימייל קבוצתי שיוצא מכלל שליטה ויורד בנתיבים רבים שלא התכוונת אליהם? אי פעם אמרת "וואו, הייתי צריכה לחכות לפגישת הצוות השבועית שלנו כדי להציג את הרעיון הזה". האם אי פעם השתמשת במילים "אל תעשה עם המידע הזה עדיין, אבל", והאם כולם מנסים להבין מה לעשות עם המידע הזה? פעמים רבות אי מענה כלל להודעת דוא"ל או שיחה מתפרש כמשמעותי, ולרוב שלילי באופן משמעותי. קח את הזמן להשיב במילה של תודה והערכה.

אז בואו נשתמש בסטטיסטיקה למעלה כדי להעריך את יעילות התקשורת בעבודה. להיפגש באופן אישי ולהיות דובר ברור ומאזין מצוין הוא 100% יעיל. דיבור טלפוני כולל רק את המילים שבחרת (7%) ואת הטון והטיה של קולך (35%) בסך הכל 42%אפקטיביות … ירידה גדולה! השימוש בדוא"ל נשען אך ורק על מילותיך הנושאות את המסר שלך ביעילות, עם סיכוי של בהירות של 7% בלבד. שבעה אחוזים! וואו!

ההמלצה שלי לתקשורת אפקטיבית היא להשתמש בדוא"ל רק לצורך העברת מידע טהור: זמני פגישות, שינויי לוח זמנים, מצורפים של מסמכים או דוחות. ואף פעם, לעולם אל תשלח הודעה שלילית או "תיקון" לאיש צוות או עמית בדוא"ל. זה יתפרש בצורה לא נכונה, וסביר להניח שזה ייעלם מפרופורציות ממה שהתכוונת. לסיכום, אם אתה בעל עסק או מנהל מחלקה, התנגד לרעיון להביא יעילות על ידי הדגשת מיילים ותוכנות לניהול פרויקטים במקום שיחות טלפון חיות ובפגישות אישיות. זכור, עם הנתונים הסטטיסטיים למעלה, הליכה קצרה או נסיעה או צ'אט וידאו ממוחשב לקיום שיחה אישית יכול להגדיל את האפקטיביות פי 13 משליחה של דוא"ל.

צא נגד המחשבה העסקית הנוכחית והשתמש במדריך הבא: לעולם אל תשלח דוא"ל כאשר תוכל לבצע שיחה אישית, ולעולם אל תתקשר כאשר תוכל לנהל שיחה עין בעין. קח את הזמן לעשות את זה נכון. זה ישתלם בגדול בטווח הארוך.



Source by Rick Schaefer