תקשורת במקום העבודה – נקודת מבט אסטרטגית

0

במאמר הקודם שלי שכותרתו "תקשורת במקום העבודה – מבט של מתרגל", הצעתי לפרוס אסטרטגיה כחלק מגישה מקיפה לתקשורת עובדים.

רק כדי להדגיש מחדש, הצעתי שתקשורת העבודה היא תהליך המנציח את עצמו ומסייע לארגון להשיג את מטרותיו על ידי;

  • קישור של רמות שונות של היררכיה ופונקציות;
  • הכרת העובדים לגבי החזון, הערכים והיעדים של הארגון לגיוס מחויבותם;
  • סיוע לעובדים להזדהות עם חזון הארגון ולאפשר להם לתעדף את פעולותיהם; ו
  • עזרה לארגון לייצר פתיחות ואמון הדדי ולפתח התאמה בין הארגון והאינדיבידואל, המטרות והמאמצים.

כאן אפרט כעת את מהות האסטרטגיה לתקשורת במקום העבודה. לפני שנתחיל, הרשו לנו להחזיק במשמעות משותפת של אסטרטגיה כ"תכנית פעולה שנועדה להשיג מטרה ארוכת טווח ".

מקום העבודה-תקשורת דומה במקצת ל"פרסום פנימי "עם בהירות לגבי גישות" מעל הקו "ו"מתחת לקו". המטרה הבסיסית של אסטרטגיית מקום העבודה-תקשורת היא להשאיר את העובדים באופן מעודכן כל הזמן לגבי המצב הנוכחי של העסק, הסיכויים העתידיים, נושאים הנוגעים לעבודה ולקריירה שלהם, תנאי השוק וכו ', הכרחיים להשגת התאמה גדולה יותר בין הארגון אינדיבידואלי, מטרות ומאמצים.

אז מה הם מרכיבי הליבה של אסטרטגיית תקשורת עבודה טובה?

פיתוח האסטרטגיה

אין טעם להניח מה העובדים היו רוצים לדעת או צריכים לדעת. זוהי שכל וגם משימה מרתיעה. בעת פיתוח אסטרטגיית תקשורת מקום עבודה, על הארגון לשקול היבטים כמו דמוגרפיה של עובדים, פרופיל השכלה ממוצע, פרופיל גיל ממוצע, גיוון תרבותי, מיומנות שפה וכו '. כדאי יהיה לעשות מדד לעובדי "מה, מתי ואיך". מעוניין לדעת על עסקי הארגון כמו גם על עבודותיהם וקריירותיהם. למרות שכל עובד לא צריך לקבל את כל המידע, הוא בהחלט צריך לקבל את הרלוונטי עבורו בזמן הנכון.

סיווג מידע או נתונים

לאחר שזיהו עובדים "מה, מתי ואיך" העובדים היו רוצים לדעת, יש לסווג כל יצירה מבחינת הביקורתיות וקהל היעד. הסיווג צריך לכלול גם מי צריך לדעת מה, מתי, איך וממי. הנקודה החשובה היא שלעובדים יש את הזכות הראשונה למידע על הארגון, ואם הם לומדים על הארגון שלהם מהסוכנויות החיצוניות, אז הארגון עומד לאבד את האמינות שלו. לרכיב זה יש משקל עצמאי גם כאשר לארגון אין אסטרטגיה לתקשורת במקום העבודה.

תקופתיות של תקשורת

תקשורת תכופה מדי או נדירה מדי – שתיהן אינן יעילות. לכן, כל פיסת מידע צריכה להיות בעלת מחזוריות ממסר מסוימת. האנלוגיה היא עם עיתון הבוקר היומי שצריך להגיע מדי בוקר וצהובון של שבועיים שצריך להגיע כל חמישה עשר ימים. כמובן שבמקרה חירום או מצבים מיוחדים, מידע אמור להיות מועבר באופן מיידי. אין טעם אם המוזמן יקבל את הזמנת הנישואין לאחר שבני הזוג חזרו מירח הדבש.

שפת התקשורת

חיוני להעביר מידע בשפה שעובדים מבינים. זו לא יכולה להיות אנגלית שייקספרית כשאתה חברה רוסית. העברת מידע במקביל באנגלית כמו גם בשפה העממית ו / או בשפה הלאומית (אם אנגלית אינה השפה הלאומית) היא הדרך המועדפת ביותר. זה גם מועיל להשתמש בויז'ואל ובסרטונים בהתאם לנושא. כאשר מתקשרים בשפה העממית, חשוב שיהיה תעתיק ולא תרגום. מטרת הליבה של רכיב זה היא להגיע לעובדים המרביים האפשריים.

ערוצי תקשורת

זהו מרכיב מאתגר באסטרטגיית התקשורת במקום העבודה. זה לגמרי תלוי בארגון לחדש בחזית זו. האסטרטגיה לפי עיצוב צריכה להתמקד רק בערוצים פורמליים שכן לערוצים הבלתי פורמליים יש מטרות והשלכות שונות. אז מהן האפשרויות?

  • תכנית / סיור / סרט אינדוקציה ואינטראקציה אינטנסיבית (כן, אני מתכוונת אינטנסיבית) עם החבר'ה הבכירים בסביבה
  • חוברת אינדוקציה וסוציאליזציה מעוצבת היטב עם ויזואליות ודגש על ערכים ואתיקה
  • מגזין / ניוזלטר חודשי או רבעוני דו -לשוני (מודפס וגם גרסה אלקטרונית) עם מראה מעוצב
  • SMS רב (יכול להיות כלי רב עוצמה להעברת חדשות מרגשות)
  • עדכון "מדור עובדים" באתר החברה (נגיש לעובדים אך ורק באמצעות מחשביהם, המחשבים הניידים, הטאבלטים והסמארטפונים שלהם)
  • פגישות סקירת צוות או מחלקה על בסיס חודשי (כל פגישה כזו חייבת להתחיל בקצרה על המצב העסקי הכולל ואז יש לדון רק בסדר היום המחלקתי)
  • חוזרים או מיילים (למשל, שיתוף תוצאות עסקיות רבעוניות / שנתיות עם כל העובדים בבת אחת) מהמנכ"ל או מבכיר מיועד והצגת עותק או גרסה תעתיק בכל המקומות הבולטים
  • הצגת החזון, הייעוד והערכים של הארגון במקומות הבולטים ביותר עם עיצובים מתאימים. תצוגה כזו צריכה למשוך תשומת לב מיידית.
  • לוחות / לוחות קונבנציונליים כמו גם דיגיטליים בהתאם לזמן המידע
  • מסכי מחשב / סטנדים קבועים
  • אירועי הדרכה (כלי אינטנסיבי מאוד לתקשורת עם עובדים)
  • בלוגים / פלטפורמות צ'אט רשמיות
  • מפגש שנתי או חצי שנתי
  • מכתבים רשמיים הניתנים לעובדים (מכתב הצעה, מכתב מינוי, מכתב אישור, מכתב עיון בפיצויים, מכתב קידום מכירות, מכתב העברה, מכתב הכרה, מכתב סיום וכו ')

תהליך משוב

האם העובדים לומדים לדעת על הארגון את מה שהם צריכים לדעת? האם הם מוצאים את התוכן רלוונטי? האם הם מסוגלים לקשר בין הביצועים והניסיונות שלהם לאלה של הארגון (למעט ההשפעה של גורמים חיצוניים)? האם הם מקבלים מידע בהתאם למחזוריות המובטחת? האם הם מוצאים את השפה צלולה והתקשורת מתאימה? שום תקשורת לא יכולה להיות יעילה אם היא אינה דו כיוונית ומובנת כראוי. לכן פרגמטי לבצע בדיקה תקופתית של יעילות התוכן, הערוץ, המחזוריות, השפה וכו '.

קבוצת ליבה

יש להפקיד על קבוצת עובדים את האחריות לדאוג ליישום אפקטיבי של אסטרטגיית התקשורת. הקבוצה צריכה לכלול את ראש משאבי האנוש, לפחות מנהל עסקים מיועד אחד, ראש תקשורת תאגידית, ראש יחסי ציבור ולפחות שני נציגי עובדים. יהיה זהיר שיהיה איזון טוב בין גברים ונשים וחברים וקשישים וזוטרים. לבחורים צעירים יש רעיונות ואנרגיה ולותיקים יש את החוכמה. בדומה לסיווג המידע או הנתונים, גם לרכיב זה יש משקל עצמאי.

סיכום

תקשורת יתר עדיפה על תת תקשורת. מידע בהקשר הארגוני מהווה מזון חיוני למחשבה, יצירת רעיונות, דיון, החלטה ופעולה. אז אסטרטגיה מוגדרת היטב של מקום עבודה ותקשורת והבטחת יישומה האפקטיבי היא בהחלט חיונית לעסקים ולהצלחת הארגון. תקשורת עשויה להיות חריפה לפעמים, אך סימני ההיכר האמיתיים שלה הם עמידה בזמנים, נאותות, ריאליזם, שפה והיקף. מישהו אמר כי "המיומנות באמנות התקשורת היא קריטית להצלחתו של מנהיג. הוא / היא לא יכולים להשיג דבר אלא אם הוא יכול לתקשר ביעילות".

הרשה לי לסיים את המאמר בציטוט של אנתוני רובינס – "כדי לתקשר ביעילות, עלינו להבין שכולנו שונים באופן שבו אנו תופסים את העולם ומשתמשים בהבנה זו כמדריך לתקשורת שלנו עם אחרים".



Source by Ketan T Bhatt